Privatlivspolitik og persondata.

Alligevel har den nye EU-forordning om persondata – også kaldet GDPR, hvilket står for General Data Protection Regulation – afstedkommet en omfattende selvransagelse på tværs af hele organisationen.

Formålet har været at afdække, om vi i tilstrækkeligt omfang lever op til kravene i den nye persondataforordning. Den indebærer nemlig en betydelig skærpelse af kravene til håndtering af persondata i forhold til den danske persondatalov fra 2001, som tidligere regulerede området.

Den nye persondataforordning skelner grundlæggende mellem to former for håndtering af persondata:

1. Persondata, som vi har hjemmel til at registrere, opbevare og håndtere i henhold til lovgivningen og fordi det er nødvendigt for virksomhedens drift. Det drejer sig fx om navn og adresse på vores kunder, og andre oplysninger som kræver for at udføre opgaverne.
2. Persondata, der kræver specifikt samtykke fra kunden at håndtere. Det gælder fx data i form af dit mobilnummer, som ligger til grund for vores pludselig opstået problemer, hvis der opstår akutte problemer i forbindelse med f.eks montage for kunder uden for DC-Supply A/S’ normale produktionssted.

DC-Supply A/S har i længere tid forberedt sig grundigt på, at persondataforordningen skulle træde i kraft. Bl.a. har vi arbejdet målrettet på at øge medarbejdernes kendskab til og indsigt i begrebet persondata med henblik på at sikre korrekt håndtering af persondata i alle led af organisationen, således at denne dataudveksling også lever op til kravene i EUs persondataforordning.

Hertil kommer, at vi har gennemført en risikovurdering i forhold til vores IT-sikkerhed.

Lidt om, hvad GDPR betyder for dig

Den nye persondataforordning trådte i kraft den 25. maj 2018.

Generelt behandler vi kun personoplysninger, som er nødvendige for at opfylde de formål, hvortil oplysningerne er indsamlet. Det vil sige, at du kan være tryg ved, at vi kun indsamler og håndterer persondata, som er nødvendige for vores drift.

De væsentligste ændringer som følge af persondataforordningen er, at du som kunde hos DC-Supply A/S har ret til at anmode om indsigt i og/eller berigtigelse eller sletning af dine personoplysninger i det omfang, disse ikke er nødvendige for vores drift.

Det gælder især de af dine personoplysninger, som er baseret på et samtykke fra din side. Du har således ret til at få slettet eller rettet disse oplysninger, ligesom du til enhver tid kan tilbagekalde dit samtykke.

Hvilke oplysninger behandler vi om dig som kunde?

Vi behandler de oplysninger, der er nødvendige for at opfylde DC-Supply A/S’ samarbejde med dig som kunde, hvilket er følgende oplysninger:

• Navn
• Adresse
• Telefonnummer
• Mobilnummer
• E-mail-adresse
• Bankoplysninger
• Korrespondance

Formål og retsgrundlag for behandling

Formålet med vores behandling af dine personoplysninger er følgende:

Salg:
Administration af kundeforhold herunder ordrebekræftelser, lejekontrakter, tegninger,
projektoplysninger og leveringsoplysninger

Økonomi
Administration af kundeforhold herunder udsendelse af aconto opkrævninger, afregninger.

Retsgrundlag for behandling af dine oplysninger er bl.a. artikel 6 i EU’s Persondataforordning,  miljøbeskyttelsesloven, inddrivelsesloven, bogføringsloven og databeskyttelsesloven. 

Vi behandler kun dine oplysninger i det omfang, som det er nødvendigt for at opfylde de formål, hvortil oplysningerne er indsamlet. 

Vi behandler ingen følsomme personoplysninger om kunder.

Korrekte og opdaterede personoplysninger

Vi bestræber os på at personoplysningerne, som vi behandler, er korrekte og opdaterede. Vi opdaterer dine person- eller virksomheds-oplysninger, hvis du anmoder herom, eller vi bliver opmærksomme på, at dine oplysninger ikke er korrekte.

Opbevaring af data

Dine data opbevares kun så længe, det er nødvendigt af hensyn til at opfylde DC-Supply A/S forpligtelser over for dig som kunde, og/eller for opfyldelse af relevant lovgivning, herunder særligt bogføringslovens regler om opbevaring af bogføringsmateriale i 5 år.

Videregivelse af data

Vi videregiver kun dine personoplysninger til andre, såfremt vi er forpligtet hertil via lovgivning, eller til vores leverandører i det omfang, de skal levere en ydelse – for DC-Supply A/S, som berører dig.

Vi bestræber os på at indgå behørige databehandleraftaler med vores leverandører.

Sikkerhed – Dine persondata er beskyttet hos os

DC-Supply A/S har udarbejdet en, intern IT Sikkerhedsstrategi. Den indeholder politikker, interne instrukser og beskriver de foranstaltninger, som DC-Supply A/S har truffet, for at overvåge og beskytte vores IT-platforme. Vores IT Sikkerhedsstrategi er med til at beskytte dine persondata mod hændeligt eller ulovligt at blive tilintetgjort, gå tabt eller blive ændret, mod uautoriseret videregivelse, og mod at uvedkommende får adgang eller kendskab til disse oplysninger.

DC-Supply A/S har procedurer for tildeling af adgangsrettigheder, som indebærer, at alene de medarbejdere, for hvem det er nødvendigt for udførelse af deres arbejdsopgaver, har adgang til dine personoplysninger. Vi laver dagligt backup af vores datasæt for at undgå datatab.

Skulle der ske et sikkerhedsbrud, der resulterer i høj risiko for dine rettigheder, herunder for diskrimination, ID-tyveri, økonomisk tab, tab af omdømme eller anden væsentlig ulempe, vil DC-Supply A/S underrette dig om sikkerhedsbruddet så hurtigt som muligt, som krævet i persondataforordningens artikel 34.

Brug af CPR-numre

DC-Supply A/S er et 100 % privat ejet selskab underlagt dansk lovgivning.
Selskabet registrerer IKKE CPR-numre på kunder, leverandør el.lign. 

CPR-numre er nødvendige for opfyldelse af medarbejderforholdet, vi anvender det til udbetalinger til via NemKonto.

Hos DC-Supply A/S opbevares medarbejdernes CPR-numre i lukket Navision system. Det er ikke muligt i Navision systemet at indhente CPR-nummer uden forudgående samtykke fra den registrerede.

Overførsel til tredjeland

Hvis vi overfører dine persondata til modtagere i et tredjeland, sker det kun, hvis det er et af EU godkendt land eller til en virksomhed, der er godkendt under Privacy Shield for at sikre, at modtagerens niveau for persondatabeskyttelse er i overensstemmelse med denne privatlivspolitik og gældende lovgivning.

Hvilke oplysninger behandler vi om dig som ansøger?

Vi behandler de oplysninger, der er nødvendige for at opfylde DC-Supply A/S samarbejde med dig som potentiel kommende medarbejder, hvilket er følgende oplysninger:

• Navn
• Adresse
• Telefonnummer
• Eksamensbeviser og CV
• Samt andre oplysninger, som du selv har givet os.

Vi behandler kun de personoplysninger, som er nødvendige for at behandle din jobansøgning.

Vi behandler kun personoplysninger, du selv har givet os i forbindelse med din ansøgning og eventuelle bilag.

Vi indhenter kun referencer efter at have indhentet et specifikt samtykke fra dig. Evt. personlighedstests opbevares kun efter at have modtaget dit udtrykkelige samtykke.

Opbevaringstid

Opfordrede ansøgninger opbevares, så længe rekrutteringsprocessen står på.

En uopfordret ansøgning opbevares i maksimalt 6 måneder, hvorefter den slettes med mindre, vi har bedt dig om et skriftligt samtykke for at opbevare den i en længere periode.

Videregivelse af persondata

Vi videregiver ikke persondata eksternt under en rekruttering.

Overførsel til tredjeland

Vi overfører ikke data til tredjelande eller internationale organisationer.

Dine rettigheder

Ret til indsigt i personoplysninger
Du har ret til at få indsigt i de persondata DC-Supply A/S behandler om dig. På ethvert tidspunkt har du ret til at få oplyst, hvilke persondata DC-Supply A/S behandler, som vedrører dig, jf. persondataforordningens artikel 15. Adgangen kan dog være begrænset af hensynet til forretningshemmeligheder og/eller immaterielle rettigheder.

Hvis du ønsker at gøre brug af din ret til indsigt, kan du henvende dig til DC-Supply A/S via kontaktoplysningerne her på hjemmesiden. Vi behandler og svarer på din henvendelse så hurtigt som muligt og senest 30 dage efter, at vi har modtaget din henvendelse, medmindre anmodningens kompleksitet og omfang gør, at vi ikke kan svare inden for en 30 dage. I så fald kan svarfristen blive op til 3 måneder i alt, jf. persondataforordningens artikel 12.

Ret til berigtigelse eller sletning af personoplysninger
Du har ret til at få unøjagtige persondata rettet eller slettet. Hvis du mener, at de oplysninger, som DC-Supply A/S behandler om dig, er urigtige eller ikke er korrekte, har du ret til at få dem rettet eller slettet, jf. persondataforordningens artikel 16 og 17. Såfremt vi er enige med dig i, at de oplysninger, som vi behandler, er urigtige eller ikke er korrekte, sletter eller korrigerer vi snarest muligt disse oplysninger.  Sletning eller berigtigelsen vil dog ikke ske, såfremt DC-Supply A/S er retligt forpligtet til at opbevare alle eller dele af dine persondata, eller det er nødvendigt at opbevare disse persondata, for at et retskrav kan fastlægges eller forsvares. I så fald vil DC-Supply A/S kun opbevare de oplysninger, som selskabet er retlig forpligtet eller berettiget til og vil slette øvrige persondata om dig.

Hvis du ønsker at gøre brug af retten til berigtigelse eller sletning, skal du henvende dig til DC-Supply A/S  og fortælle os, hvilke oplysninger, som du mener, ikke er korrekte, eller hvilke oplysninger, som du ønsker slettet. Vi behandler og svarer på din henvendelse så hurtigt som muligt og senest 30 dage efter, at vi har modtaget din henvendelse, medmindre anmodningens kompleksitet og omfang gør, at vi ikke kan svare inden for 30 dage. I så fald kan svarfristen blive op til 3 måneder i alt, jf. persondataforordningens artikel 12.

Ret til tilbagekaldelse af samtykke
Såfremt retsgrundlaget for DC-Supply A/S behandling af dine persondata hviler på et samtykke, kan du trække dit samtykke til selskabets behandling af dine personoplysninger tilbage.

Du har til enhver tid ret til at trække dit samtykke til DC-Supply A/S behandling af dine persondata helt eller delvist tilbage, jf. persondataforordningens artikel 7. 

Hvis du trækker dit samtykke, vil DC-Supply A/S ophøre med at behandle de persondata, som du har tilbagekaldt dit samtykke i relation til, medmindre selskabet er retligt forpligtet eller berettiget til at opbevare alle eller dele af dine persondata.

I så fald vil DC-Supply A/S kun opbevare de oplysninger, som selskabet er retlig forpligtet til, og vil slette øvrige persondata om dig.

Din tilbagekaldelse af dit samtykke berører ikke lovligheden af den behandling, som selskabet har foretaget, indtil din tilbagetrækning af samtykket. 

Hvis du ønsker at gøre brug af din ret til at tilbagekalde dit samtykke, kan du henvende dig til DC-Supply A/S via kontaktoplysningerne nævnt her på hjemmesiden. Vi behandler og svarer på din henvendelse så hurtigt som muligt og senest 30 dage efter, at vi har modtaget din henvendelse, medmindre anmodningens kompleksitet og omfang gør, at vi ikke kan svare inden for 30 dage. I så fald kan svarfristen blive op til 3 måneder i alt, jf. persondataforordningens artikel 12.

Ret til at gøre indsigelse imod behandling af dine persondata
Kun hvis behandling sker efter interesseafvejningsreglen i persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, eller behandlingen sker til direkte markedsføring, er der ret til indsigelse.  Du har til enhver tid ret til at gøre indsigelse imod DC-Supply A/S behandling af dine persondata. Du kan ligeledes gøre indsigelse, hvis du mener, at dine persondata bliver behandlet i strid med gældende regler eller det samtykke, som du har givet selskabet, jf. persondataforordningens artikel 21.

Hvis du ønsker at gøre indsigelse, kan du benytte kontaktoplysningerne øverst til at sende din indsigelse til DC-Supply A/S. Er din indsigelse berettiget, vil selskabet ophøre med at behandle persondata om dig. Vi behandler og svarer på din henvendelse så hurtigt som muligt og senest 30 dage efter, at vi har modtaget din henvendelse, medmindre anmodningens kompleksitet og omfang gør, at vi ikke kan svare inden for 30 dage. I så fald kan svarfristen blive op til 3 måneder i alt, jf. persondataforordningens artikel 12.

Ret til begrænsning
Du har ret til få begrænset DC-Supply A/S behandling af persondata i visse situationer, jf. persondataforordningens artikel 18.

• Mens DC-Supply A/S behandler den indsigelse, som du har gjort imod rigtigheden af de persondata, som selskabet behandler om dig eller imod lovligheden af behandlingen. Begrænsningen af behandlingen gælder indtil, at DC Supply A/S har færdigbehandlet din indsigelse.
• Hvis DC-Supply A/S behandling er ulovlig, men du ønsker ikke sletning af oplysningerne, men derimod alene, at anvendelsen af persondatene begrænses.

Hvis du ønsker at gøre brug af din ret til begrænsning af behandling af persondata, kan du benytte kontaktoplysningerne her på hjemmesiden til at sende din anmodning til DC-Supply A/S. Vi behandler og svarer på din henvendelse så hurtigt som muligt og senest 30 dage efter, at vi har modtaget din henvendelse, medmindre anmodningens kompleksitet og omfang gør, at vi ikke kan svare inden for 30 dage. I så fald kan svarfristen blive op til 3 måneder i alt, jf. persondataforordningens artikel 12.

Ret til dataportabilitet
Hvis vores behandling af dine personoplysninger baserer sig på samtykke eller en kontrakt, og vores behandling er foretaget automatisk, har du ret til dataportabilitet. Retten til dataportabilitet indebærer, at du har ret til at få tilsendt de persondata, som du har oplyst til os i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format, som du har ret til at overføre til en anden tjenesteyder, jf. persondataforordningens artikel 20. Hvis du ønsker at gøre brug af retten til dataportabilitet, kan du henvende dig til DC-Supply A/S via kontaktoplysningerne nævnt her på hjemmesiden. Vi behandler og svarer på din henvendelse så hurtigt som muligt og senest 30 dage efter, at vi har modtaget din henvendelse, medmindre anmodningens kompleksitet og omfang gør, at vi ikke kan svare inden for 30 dage. I så fald kan svarfristen blive op til 3 måneder i alt, jf. persondataforordningens artikel 12.

Klagemulighed
Du har ret til at klage til Datatilsynet over vores behandling af dine personoplysninger.

Datatilsynet
Adresse: Borgergade 28, 5., 1300 København
E-mail: dt@datatilsynet.dk
Telefon: + 45 33 19 32 00
Hjemmeside: www.datatilsynet.dk